Afin de lutter contre le travail clandestin, la loi du 31 décembre 1991 a créé l’obligation pour tout employeur de déclarer l’embauche de tous ses salariés. La DPAE est inclus dans les articles L.1221-10 et L.1221-12-1 du Code du travail.
La DPAE : un préalable obligatoire à l’embauche
Toute embauche de salarié, quels que soit le secteur d’activité, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement doit être déclarée par le biais de la DPAE (Déclaration Préalable à l’embauche) à l’Urssaf et aux différents organismes sociaux. Celle-ci doit être faite avant l’embauche sous peine de sanctions pénales.
Cependant, dans certains cas la DPAE n’est pas obligatoire, comme par exemple :
- en cas de contrats successifs chez un même employeur (un CDD qui devient un CDI).
- en cas d’intervention d’un intérimaire, ou d’un salarié mis à disposition par un autre employeur.
- pour les personnes embauchées au Titre Emploi Service Entreprise (TESE), au Titre Firmes Etrangères (TFE), ou rémunérées en Chèque Emploi Association (CEA).
- en cas de présence de bénévoles, de stagiaires ou de volontaires en service civique à partir du moment où ils ne sont pas considérés comme des salariés.
À connaitre : l’embauche d’un salarié travaillant pour plusieurs employeurs doit faire une DPAE pour chaque contrat.
L'objet de la DPAE
La DPAE est obligatoire à partir du moment ou l’employeur embauche un salarié.
Elle permet à l’employeur de déclarer l’embauche de son salarié auprès de différents organismes sociaux, comme l’Urssaf ou la Sécurité sociale et Pôle emploi. Elle permet aussi de faire une demande d’adhésion à un service de santé au travail et de faire convoquer le salarié à la visite d’information et de prévention.
Attention: la DPAE est une formalité qui ne peut pas être remplacée par d’autres démarches administratives.
Comment réaliser sa déclaration auprès de l’Urssaf ?
La déclaration doit être réalisée auprès de l’Urssaf dans le territoire où est situé l’établissement. Dans les 8 jours précédents la date prévisible d’embauche et au plus tard pendant l’entrée en fonction du salarié. Cependant, si elle est envoyée par lettre recommandée avec AR, la DPAE peut être transmise jusqu’au dernier jour précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.
Depuis le 1er octobre 2014, les employeurs ayant effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année précédente doivent adresser leur DPAE par voie dématérialisée.
Dans le cas du non-respect de cette obligation de transmission par voie dématérialisée une pénalité de 0,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale sera appliquée pour chaque salarié.
L’Urssaf envoie un accusé réception de la déclaration à l’employeur et informe que celle-ci sera enregistrée dans les 5 jours ouvrables suivants la réception du formulaire de déclaration.
Si l’employeur ne conteste ou ne modifie pas les informations sur ce document dans les 2 jours ouvrables suivants la réception de celui-ci, ce document est devenu une preuve de déclaration.
À connaitre : depuis le 7 février 2015, l’Urssaf n’envoie plus d’accusé de réception « papier » pour les DPAE transmises par fax ou courrier. L’organisme conseille aux employeurs d’effectuer leurs DPAE en ligne depuis le site Internet « net-entreprises.fr ». (Les particuliers n’ont pas la possibilité d’utiliser ce service).
Les mentions obligatoires de la DPAE
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
- De l’employeur : sa dénomination sociale, le nom, le prénom, le code APE, l’adresse, le numéro SIRET et le service de santé au travail dont il dépend.
- De l’employé : son nom, prénom, genre, date et lieu de naissance et son numéro de sécurité sociale.
- La date et l’heure de l’embauche.
- La nature, la durée du contrat et la durée de la période d’essai éventuelle.
Que risque l'employeur qui ne connait pas les règles applicables en matière de DPAE ?
C’est l’inspection du travail qui contrôle l’existence et la régularité des DPAE.
Dans le cas d’un contrôle, l’employeur doit être capable de présenter l’accusé réception de la déclaration ou lorsqu’il n’a pas encore reçu ce document, les éléments permettant de vérifier qu’il a bien procédé à la DPAE (double de la lettre, le CERFA, etc.)
Dans le cas ou l’employeur ne fait pas la DPAE, il risque :
- des sanctions pénales (amende jusqu’à 1.500 euros maximum par salarié concerné)
- des sanctions administratives et sociales
Le salarié dont l’embauche a été mal ou non-déclarée peut exiger des dommages et intérêts et une indemnité pour travail équivalent à 6 mois de salaire.
Et que se passe-t-il lorsque le salarié ne se présente finalement pas à son poste, ou si l'embauche n'aboutit pas ?
L’employeur n’est pas » tenu » par la DPAE si la relation de travail ne démarre pas. Il faut simplement en informer l’Urssaf.
Sources :
- « La déclaration préalable à l’embauche »- Droit travail france
- Anne Leleu-Eté – « La déclaration préalable à l’embauche : mode d’emploi » – Daf-mag
